Księgowość a e-faktury – korzyści i wyzwania

gru 6, 2020

Księgowość a e-faktury – korzyści i wyzwania

W dzisiejszych czasach, w erze cyfrowej, wiele tradycyjnych procesów przechodzi rewolucję, a jednym z nich jest księgowość. Wprowadzenie e-faktur stanowi przełomowy moment w świecie finansów, oferując zarówno korzyści, jak i wyzwania dla przedsiębiorców. W tym artykule dowiesz się, dlaczego warto zdecydować się na e-faktury, jakie korzyści z tego płyną oraz jakie wyzwania mogą się pojawić.

1. E-faktury – co to właściwie jest?

E-faktura, czyli faktura elektroniczna, to dokument elektroniczny wygenerowany w odpowiednim formacie, który może być przesyłany i przechowywany w formie elektronicznej. Różni się ona od tradycyjnej faktury papierowej tym, że cały proces wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur odbywa się w środowisku elektronicznym.

1. Korzyści płynące z e-faktur

a) Oszczędność czasu i kosztów
Przedstawienie faktur w formie elektronicznej pozwala na znaczne skrócenie czasu trwania procesu. Wystawianie, wysyłanie i archiwizacja e-faktur wymaga znacznie mniej czasu i zasobów niż tradycyjnych faktur papierowych.

b) Przyjazne dla środowiska
Znakomita większość faktur papierowych kończy swoją drogę na składowiskach odpadów. E-faktury, które są w 100% elektroniczne, przyczyniają się do zmniejszenia ilości wykorzystywanych surowców naturalnych i ograniczenia emisji dwutlenku węgla.

c) Łatwiejsze zarządzanie dokumentacją
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej umożliwia łatwiejszy dostęp do nich. Nie ma potrzeby przeszukiwania kartonów z fakturami, wystarczy kilka kliknięć, aby dotrzeć do potrzebnych informacji. Ponadto, elektroniczna archiwizacja daje możliwość zautomatyzowanego zarządzania dokumentacją.

d) Bezpieczeństwo i poufność
Dzięki e-fakturom dokumenty finansowe są lepiej chronione przed utratą lub dostępem osób niepowołanych. Odpowiednie zabezpieczenia techniczne i szyfrowanie danych gwarantują bezpieczeństwo informacji finansowych.

e) Szybki dostęp do informacji
Wraz z wprowadzeniem e-faktur, księgowość zyskuje możliwość szybkiego dostępu do danych. Możliwość generowania raportów i analiz finansowych na podstawie zebranych danych pozwala na lepsze zarządzanie finansami firmy.

1. Wyzwania związane z e-fakturami

a) Dostosowanie systemów
Przedsiębiorstwa muszą przystosować swoje systemy księgowe do obsługi e-faktur. Wymaga to inwestycji finansowych oraz czasu, aby dostosować procesy i zintegrować nowe rozwiązania z istniejącą infrastrukturą IT.

b) Zgodność z przepisami prawnymi
Wprowadzenie e-faktur wymaga dobrej znajomości i przestrzegania przepisów prawnych dotyczących fakturowania elektronicznego. Konieczne jest ścisłe przestrzeganie wymogów dotyczących podpisu elektronicznego i zabezpieczeń technicznych.

Podsumowując, e-faktury to nie tylko proekologiczne rozwiązanie, ale także sposób na oszczędność czasu i kosztów. Łatwiejsze zarządzanie dokumentacją, szybki dostęp do informacji czy większe bezpieczeństwo to kolejne korzyści wynikające z zastosowania faktur elektronicznych. Oczywiście, wprowadzenie e-faktur niesie za sobą pewne wyzwania, takie jak dostosowanie systemów i zgodność z przepisami prawnymi, jednak zdecydowanie warto podjąć to ryzyko, aby czerpać z korzyści, jakie niesie za sobą ta nowoczesna forma księgowości.