Kontrola dokumentów księgowych – jakie procedury warto wdrożyć

lis 3, 2021

Kontrola dokumentów księgowych – jakie procedury warto wdrożyć

W dzisiejszych czasach prowadzenie skutecznej i efektywnej księgowości wymaga zastosowania odpowiednich procedur monitorujących oraz kontroli dokumentów księgowych. Wprowadzenie skrupulatnych procedur pozwoli nie tylko uniknąć błędów oraz nieprawidłowości, ale również zwiększyć efektywność pracy biura rachunkowego. Poniżej przedstawiamy kilka wartościowych procedur, które pozwolą na skuteczną kontrolę dokumentów księgowych.

1. Rejestracja dokumentów przychodowych i rozchodowych
   Jednym z kluczowych kroków w odpowiedniej kontroli dokumentów księgowych jest rzetelna rejestracja dokumentów przychodowych i rozchodowych. W tym celu warto wprowadzić system, w którym każdy dokument zostaje oznaczony unikalnym numerem, datą wpływu, opisem oraz podpisem osoby odpowiedzialnej za rejestrację. Dzięki temu możliwe będzie szybkie odnalezienie oraz sprawdzenie poprawności dokumentów w przypadku jakichkolwiek wątpliwości.

2. Sporządzanie i przechowywanie kopii dokumentów
   W celu zabezpieczenia się przed utratą ważnych dokumentów księgowych, warto wprowadzić procedurę sporządzania i przechowywania kopii dokumentów. Kopie powinny być archiwizowane w sposób czytelny i chroniony przed dostępem osób niepowołanych. Pozwoli to na szybkie odzyskanie informacji w przypadku utraty lub uszkodzenia oryginałów dokumentów.

3. Regularne sprawdzanie zgodności dokumentów z ewidencją
   Aby uniknąć błędów i nieprawidłowości, ważne jest regularne sprawdzanie zgodności dokumentów z ewidencją księgową. W tym celu należy porównać poszczególne pozycje na dokumentach z danymi widniejącymi w ewidencji, włączając w to daty, kwoty oraz numery identyfikacyjne. Jeśli zostaną wykryte jakiekolwiek różnice, konieczne będzie przeprowadzenie dodatkowych badań, aby ustalić przyczynę i podjąć odpowiednie kroki naprawcze.

4. Analiza dokładności oraz kompletności dokumentów
   Warto również wprowadzić procedurę analizy dokładności oraz kompletności dokumentów, która pomoże wychwycić wszelkie nieprawidłowości. W przypadku dokumentów przychodowych, warto sprawdzić czy widnieją na nich niezbędne dane, takie jak imię i nazwisko kontrahenta, adres, NIP oraz kwota netto i brutto. Jeśli chodzi o dokumenty rozchodowe, warto upewnić się, czy zapewniono wszystkie niezbędne informacje, takie jak data, numer faktury oraz dane płatnika.

5. Cykliczne przeglądy zbioru dokumentów
   Kolejnym krokiem w skutecznej kontroli dokumentów księgowych jest przegląd zbioru dokumentów. Powinien być on wykonywany regularnie, na przykład na zakończenie każdego miesiąca. Przegląd powinien obejmować weryfikację kolejności dokumentów, dat wpływu oraz porównanie stanu faktycznego z zapisami ewidencyjnymi.

6. Weryfikacja podpisów i zgodności z upoważnieniami
   Ważne jest również, aby podczas kontroli dokumentów księgowych weryfikować autentyczność podpisów umieszczonych na dokumentach oraz zgodność z załączonymi upoważnieniami. Być może istnieją osoby uprawnione do składania dokumentów i wystawiania faktur, a ich autorytet i kompetencje powinny być kontrolowane. Staranne weryfikowanie tych aspektów pomoże w minimalizacji ryzyka fałszerstw i nadużyć.

7. Wdrażanie bieżących aktualizacji w przepisach prawa
   Ostatnią, ale nie mniej ważną procedurą, którą warto wdrożyć, jest śledzenie i wdrażanie bieżących aktualizacji w przepisach prawa dotyczących dokumentów księgowych. Przepisy podlegają zmianom, a konieczność dostosowania się do nowych regulacji jest kluczowa. Dlatego warto mieć na uwadze, że systematyczna kontrola dokumentów wymaga ciągłego doskonalenia procedur w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.

Podsumowując, kontrola dokumentów księgowych to nieodzowny element prawidłowego funkcjonowania biura rachunkowego. Wprowadzenie skrupulatnych procedur, takich jak rejestracja dokumentów, sporządzanie kopii, regularne sprawdzanie zgodności, analiza dokładności oraz kompletności, cykliczne przeglądy, weryfikacja podpisów i zgodności z upoważnieniami, a także wdrażanie bieżących aktualizacji w przepisach prawa, pozwoli na efektywną kontrolę i uniknięcie potencjalnych błędów oraz nieprawidłowości w księgowości.